При реорганизации образовательных учреждений необходимо передать в первоначальном виде все документы и материалы

Согласно документу о решении политики в отношении руководящих кадров, управленческого персонала и персонала, оказывающего поддержку образованию в образовательных учреждениях; о корректировке, управлении и передаче архивных записей и документов при реорганизации образовательных учреждений, Министерство внутренних дел выделяет отдельную часть руководства по корректировке, управлению и передаче архивных записей и документов при реорганизации образовательных учреждений.

Согласно этому, все документы, сформированные в процессе деятельности образовательных учреждений (до реорганизации), должны быть статистически обработаны и переданы в первоначальном виде новому образовательному учреждению или вышестоящему органу или организации.

Документы любого образовательного учреждения должны управляться в соответствии с архивом этого образовательного учреждения, обеспечивая принцип централизации, не рассредотачивая архив. Что касается незавершенных дел, старое образовательное учреждение должно передать все документы и материалы новому образовательному учреждению или вышестоящему органу для дальнейшего управления.

Министерство внутренних дел также отметило, что образовательные учреждения и частные лица не должны незаконно занимать и уничтожать документы; не должны портить или упускать документы, должны обеспечивать безопасность документов в течение всего процесса передачи, управления и использования.

Что касается бумажных документов и других документов на носителях, образовательные учреждения (до организации) обязаны собирать статистику, классифицировать, упаковывать, опечатывать и подтверждать объем всех документов, включая документы о кадрах, государственных служащих, финансовые документы, активы, профессиональные документы преподавания и обучения для передачи в приемную и управляющую единицу.

Что касается цифровых документов и баз данных в системе управления документами и администрацией, Министерство внутренних дел требует, чтобы образовательные учреждения (до реорганизации) координировали свои действия с управляющей единицей, эксплуатировали систему, чтобы полностью определить сферу действия документов, цифровых документов и данных; осуществлять резервное копирование, извлекать и сохранять данные для передачи.

Документы, цифровые документы должны быть переданы вместе с описанием данных, информацией об управлении и необходимой информацией для обеспечения доступа, управления, эксплуатации и использования.

Передача и интеграция данных должны обеспечивать полноту, целостность и аутентификацию на учетной записи нового образовательного учреждения, тем самым обеспечивая непрерывность процесса приема и обработки работы без перебоев.

Примечательно, что в отношении цифровых табелей успеваемости, записей учащихся, данных о приеме, данных оценки качества образования, базы данных отрасли образования и специализированных информационных систем передача должна быть полной, точной, непрерывной, синхронной и не прерывать эксплуатацию и использование.

Передача документов и материалов должна быть оформлена в протоколе с подробным разделом документов и материалов. В протоколе должно быть четко указано название шрифта или блока документов, время документа, количество документов, томов, коробок, связок, упаковок, контейнеров, объема данных, состояние обработки данных и полная подпись, печать представителя передающей стороны и получающей стороны.

Читайте оригинальные новости здесь.